Membuat Mail Merge Gambar pada Ms. Word (Database Ms. Excel)

Assalamu'alaikum ..
Sekarang saya akan menjelaskan tentang Membuat Mail Merge Gambar.

Berikut langkah-langkahnya :
1. Siapkan gambar dan simpanlah keadalam suatu folder
2. Buatlah dokumen Word (bebas), bisa hanya berupa tabel biasa dan simpan di  folder yang sama dengan file gambar

 

3. Buatlah  dokumen Excel misalnya Nama dan Foto (Foto harus sesuai dengan nama yang tertera pada file foto tersebut)

4. Namai table pada menubar Formulas - klik Name Manager - Lalu pilih New dan akan muncul jendela seperti berikut

5. Tentukan Name (bebas), ganti Refers to dengan memblok table yang sudah dibuat sehingga terlihat seperti gambar diatas, lalu klik OK kemudian Close pada menu Name Manager
6. Simpan difolder yang sama dengan file gambar dengan format Excel 97-2003 Workbook (.xls) lalu klik Save, lalu Close file Excelnya

7. Kemudian buka file Word yang tadi kita buat, lalu klik pada Menubar Mailings, klik Start Mail Merge kemudian pilih Directory
8. Lalu klik Select Recipients dan pilih Use Existing List dan carilah tempat penyimpanan file Excelnya - select dan Open lalu akan muncul jendela seperti dibawah ini

 

9. Select table yang sudah dibuat (Foto), lalu uncheck First row of data yang ada disebelah kiri bawah gambar diatas lalu OK
10. Kemudian mulailah prosesnya dengan klik Menubar Mailings - klik Insert Merge Field dan sesuaikan dengan yang seperti gambar

 11. Selanjutnya kita akan menyisipkan gambar. Klik pada kolom kedua tabel.
Klik Menubar Insert, Klik Picture dan cari lokasi gambar.
12. Klik pada salah satu gambar. Kemudian klik tanda panah pada tombol Indert dan pilih Link to File. seperti gambar

13. Perbesar ukuran gambar dengan cara: Klik Menubar Format, Size group, perbesar nilai Height atau Width.

14. Selanjutnya tekan tombol ALT + F9 untuk menampilkan kode field.
Hapus nama file gambar. Disini, nama filenya adalah a.

15. Pastikan posisi kursor masih berada di posisi nama file gambar (a) yang sudah dihapus (lihat gambar di atas). Kemudian pada Mailings tab, group Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Foto.

16. Tampilannya adalah seperti gambar berikut. Selanjutnya kita perlu menambahkan satu kode lagi agar gambar sesuai dengan datanya masing-masing.

17. Pilih teks “{MERGE FIELD Foto}.jpg” seperti contoh gambar berikut dan tekan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal. Pada posisi setelah kurung kurawal pembuka, ketik IF TRUE seperti contoh berikut.

18. Tekan tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan kode field. Hasilnya adalah seperti gambar berikut.

19. Klik tombol Mailings tab, klik Preview Results. Klik tanda panah untuk berpindah antar data/record.

20. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.

21. Untuk menyimpan hasil mail merge, klik tombol Finish & Merge, pilih Edit Individual Documents, klik All dan OK.